Personuppgiftspolicy

Translate this page

Please note that if you use Google to translate this page, AMS cannot guarantee the accuracy of the translation.

AMS personuppgiftspolicy

Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet (AMS) som personuppgiftsansvarig tar ansvar för den personliga information som du förser oss med. Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med vad som föreskrivs i gällande Dataskyddslagstiftning.

För att du ska känna dig trygg i AMS behandling av personuppgifter beskriver denna personuppgiftspolicy hur AMS samlar in, lagrar och hanterar dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Det är viktigt att du tar del av och förstår personuppgiftspolicyn.

Definitioner

Personuppgifter

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Personuppgifter är all information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan användas för att identifiera dig.

Behandling av personuppgifter

Åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, inhämtande eller användning.

Personuppgiftsansvarig

Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträde

Den som behandlar personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning och enligt dennes instruktioner.

Förordningen

Europaparlamentets och rådets förordning (2016/679) om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och det fria flödet av sådana uppgifter.

Tredje land

En stat som inte ingår i Europeiska unionen eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Registrerad

En registrerad är en identifierad eller identifierbar fysisk person. Den som åtnjuter skydd för sin integritet under dataskyddsförordningen är den registrerade.

Tillämpningsområde för personuppgiftspolicyn

Denna personuppgiftspolicy gäller för registrerade vars personuppgifter inkommer till AMS och därmed behandlas av oss. Den gäller också vid nyttjande av något av våra system, program och/eller tjänster samt vår hemsida och sociala medier.

För att du ska kunna få lagstadgad service behöver du lämna dina personuppgifter. Vi inhämtar dock inte fler personuppgifter än vad vi behöver för att handlägga ditt ärende. Om du inte vill lämna de personuppgifter vi behöver kommer vi inte kunna tillse dina behov som registrerad i samma utsträckning som annars är möjligt.

Personuppgiftspolicyn gäller även dig som är anställd på AMS.

AMS som ansvarig för dina personuppgifter

I denna personuppgiftspolicy benämns AMS, MYNDIGHETEN, FO.nr: 0145076-7.

MYNDIGHETEN är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för samtliga personuppgifter som du lämnar i kontakten med oss.

MYNDIGHETEN når du på följande sätt:
Post: Ålands arbetsmarknads- och studieservicemyndighet, PB 2026, AX-22111 MARIEHAMN
Besöksadress: Nygatan 5, MARIEHAMN
Telefon: +358 (0)18 25501
E-post: info@ams.ax

Syfte med behandlingen

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att MYNDIGHETEN ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som är registrerad.

MYNDIGHETEN samlar framförallt in sådana personuppgifter som behövs för att ge den service till dig som registrerad som du enligt lag har rätt till. I de flesta fall är insamlingen av personuppgifter alltså till för att MYNDIGHETEN ska kunna ge lagstadgad service.

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd i de legala grunder som ställs upp enligt Dataskyddsförordningen samt vad som annars stadgas i den åländska och finska lagstiftningen.

Vilka data samlar MYNDIGHETEN in om dig?

Som personuppgiftsansvarig har MYNDIGHETEN ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att Förordningen följs.

För att du ska kunna få lagstadgad service behöver du lämna dina personuppgifter. Vi inhämtar dock inte fler personuppgifter än vad vi behöver för att handlägga ditt ärende. Om du inte vill lämna de personuppgifter vi behöver kommer du inte kunna få ta del av våra tjänster.

MYNDIGHETEN tillämpar inget automatiserat beslutfattande utan alla beslut görs manuellt av en tjänsteman eller behörigt organ.

MYNDIGHETEN kan använda dina personuppgifter för att besvara dina förfrågningar och sända e-post till dig för att informera om MYNDIGHETENs verksamhet till den e-postadress du uppgett för oss. Du kan när som helst begära att inte få e-post från oss.

MYNDIGHETEN kommer att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av dina personuppgifter i så stor utsträckning som det är möjligt.

För de fall att du har lämnat ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter så har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen.

Vi är skyldiga att meddela dig om vi vill använda oss av personuppgifterna på något annat sätt än det vi inhämtat dem för. I vissa fall kan vi fråga dig om vi får använda tidigare inlämnade personuppgifter för att förenkla handläggningen av ditt ärende.

Vi kan även komma att samla in personuppgifter om dig från tredje part som exempelvis, Skattebyrån, eller andra tillgängliga källor.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas bara av den personal inom MYNDIGHETEN som behöver den för att ge dig den lagstadgade servicen.

I MYNDIGHETENs register lagras sådana uppgifter om dig som du själv angett i samband med att du blev registrerad samt eventuella uppgifter som framkommer vid ett senare skede. Senare behandling av dina personuppgifter kommer att hanteras efter samma ändamål som när de samlades in.

MYNDIGHETEN kan i vissa fall inhämta personuppgifter som rör dig från någon annan än dig själv. I dessa fall kan det handla om att få tag på dina kontaktuppgifter för att kunna delge dig ett beslut som MYNDIGHETEN tagit som berör dig eller i övrigt för att kunna fullfölja den serviceskyldighet som stadgas enligt lag. I samband med att vi använder eventuella uppgifter som vi har hämtat från någon annan än dig själv kan vi komma att informera dig om varifrån vi har hämtat uppgifterna och vilka uppgifter vi har hämtat, förutsatt att det inte finns undantag från informationsplikten enligt artikel 14.5 Dataskyddsförordningen. Informationen kan till exempel ges i samband med att vi skickat hem ett beslut till dig.

Hur skyddas dina personuppgifter?

MYNDIGHETEN tar det förtroende som du som registrerad, givit oss på allvar. För att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, missbruk, avslöjande eller ändring vidtar vi lämpliga fysiska, tekniska och administrativa åtgärder.

Den fysiska säkerheten är utformad för att förebygga obehörig åtkomst till databasutrustning. Elektroniska säkerhetsåtgärdet, såsom brandväggar, tillträdesbegränsningar och kryptering ger skydd motdataintrång och annan obehörig åtkomst.

Anställda på MYNDIGHETEN samt personuppgiftsbiträden och underbiträden följer gällande informationssäkerhetsföreskrifter.

Om MYNDIGHETEN trots vidtagna åtgärder skulle drabbas av en personuppgiftsincident anmäler vi incidenten till Datainspektionen inom 72 timmar utifall vi ser att incidenten utgör en risk mot eventuella fri- och rättigheter för den registrerade. Anmälan sker enligt de regler för rapportering som Datainspektionen tillhandahåller. I vissa fall kontaktar vi även berörda individer som drabbats av personuppgiftsincidenten.

Personuppgiftsbiträden

MYNDIGHETEN kan använda sig av personuppgiftsbiträden för sina tjänster. MYNDIGHETEN förbinder sig att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden.

Personuppgiftsbiträdet agerar i enlighet med de instruktioner som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Om ett personuppgiftsbiträde i sin tur skulle anlita ett biträde kallas denna för underbiträde. Ett underbiträde kan aldrig anlitas utan vårt medgivande.

Med vem delar vi dina personuppgifter?

När personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden till MYNDIGHETEN, sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in information.

MYNDIGHETEN har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden, genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra krav.

MYNDIGHETEN säljer inte någon kundinformation vidare.

Vid upphandling kan information komma att ges till eventuella tredjepartsleverantörer, dock alltid genom överenskommelse i skriftligt avtal.

Kontaktinformation som behövs för genomförande av MYNDIGHETENs tjänster och support till användare kan delges till och behandlas av MYNDIGHETENs personuppgiftsbiträden.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

MYNDIGHETEN strävar efter att personuppgifterna alltid ska behandlas inom EU/EES och att alla våra egna IT-system finns inom EU/EES.

I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES kommer du att få information om detta i förväg och vi gör det i så fall endast för att lagen kräver det.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

MYNDIGHETEN lagrar dina personuppgifter så länge som det är rimligen nödvändigt för att uppfylla det syfte/de syften för vilket de samlades in och för att efterleva Förordningen eller tillämpliga lagar.

Så snart personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats kommer de att raderas.

Personuppgifter som skickas in till MYNDIGHETEN utan att de efterfrågats kommer inte att sparas, med vissa undantag som till exempel spontana arbetsansökningar.

Vid arkivering av personuppgifter måste MYNDIGHETEN dock följa arkivlagar och andra föreskrifter. MYNDIGHETEN har i många fall krav på sig att lagra personuppgifter under väldigt lång tid för att man långt fram i tiden ska kunna se hur man arbetade förr. Allt detta bestäms i enlighet med gällande lagar och andra föreskrifter som reglerar hur uppgifter ska hanteras. Du har även möjlighet att fråga hur länge olika typer av personuppgifter kommer att lagras i vårt arkiv.

Vilka rättigheter har du?

Som registrerad användare och anställd hos MYNDIGHETEN har du följande rättigheter:

  • Du har rätt att kontrollera vilka personuppgifter som finns lagrade hos oss.
  • Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter som finns om dig i våra register.
  • Du har rätt att skriftligen begära rättning om du upptäcker att vi har felaktigheter registrerade om dig.
  • Du har rätt att bli raderad under dessa förutsättningar.
    • Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in.
    • Uppgifterna sparas med ditt samtycke och du återkallar samtycket.
    • Behandlingen grundar sig på en intressevägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
    • Personuppgifterna har behandlats olagligt.
    • Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.
  • Rätten att bli raderas gäller inte om MYNDIGHETEN är skyldiga enligt lag (t.ex. bokföringslagen) att behålla uppgifterna. Det kan också hända att behandling är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  • Du har rätt att begära en begränsning i behandlingen, men denna rätt är inte ovillkorlig utan en bedömning måste ske i varje enskilt fall.
  • Du har rätt att invända mot en personuppgiftsbehandling och MYNDIGHETEN kommer då att upphöra med behandlingen under tiden frågan utreds.

Om du vill åberopa någon av dina rättigheter så kontaktar du myndighetschef Tomas Lundberg via telefon +358 (0)18 25501 eller via e-post till info@ams.ax

Dataskyddsombud

MYNDIGHETEN köper tjänsten som dataskyddsombud från Åda Ab.

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Dataskyddsombudet kan du kontakta om dina personuppgifter hanteras av MYNDIGHETEN och du har några frågor om det.

Dataskyddsombud via ÅDA AB
Telefon: +358 (0)18 12 900
E-post: dpo@ada.ax

Datainspektionen - Om du har klagomål

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av Förordningen.

Om du anser att MYNDIGHETEN har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot Förordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter hittar du via deras hemsida.

Ändringar av denna personuppgiftspolicy

Eventuella uppdaterade versioner av policyn kommer att publiceras på vår hemsida.